Строительство домашнего офиса. Чтобы возвести современный домашний офис, нужно выполнить ряд условий. Можно рассмотреть самые важные из них. Компании необходимо иметь довольно разветвленную информационную систему, делающую доступными на расстоянии разные электронные взаимодействия или документы.
Если ваши технологические трубы не имеют содержания, то вести разговор о домашнем офисе будет бесполезно: человек все равно будет выполнять работы с бумагой или ехать за ними в офис. Какие виды операций сегодня можно выполнять непосредственно из дома, к примеру, сотруднику компании занимающейся продажами? Можно выделить несколько основных пунктов:
— просмотр всей информации о размещаемых заказах, скидках или проблемах с заказами;
— получение детальной информации о продуктах, производимых компанией (большее 25 тысяч модификаций и 15 больших продуктовых семей);
— заполнение прогнозов продаж;
— прохождение дистанционного обучения в электронной форме;
— заполнение командировочной отчетности и организация поездок;
— нахождение любого сотрудника компании, исходя из нескольких критериев поиска, а также связь с ним или же группой людей используя около 10 различных способов, в зависимости от того, какие сведения будут передаваться;
— проведение диагностики и обслуживания персонального компьютера;
— связь с отделом кадров для возможности получения справки;
— закупка офисного оборудования по каталогу;
— прослушивание и просмотр видеосообщений от генерального директора.
Квартиру сотрудника необходимо оборудовать скоростным доступом к Интернету, используя телефонную линию ADSL, или кабель, по наиболее популярной из технологий — metro ethernet. В том случае, когда персональный компьютер уже подключен через публичную Сеть к Интернету, благодаря использованию технологии криптования данных VPN выстраивают защищенный виртуальный туннель к информационным системам офиса компании.
Выполнив такие действия, сотрудник сможет подключиться к внутренним информационным системам своей компании так же, как будто он сам находиться в офисе, не имея значения, где в данный момент он присутствует физически.
Для обеспечения полной мобильности внутри дома (к примеру, чтобы можно было работать в саду или на балконе) необходимо установить домашнюю беспроводную сеть по Wi-Fi. Она сможет обеспечить повсеместный доступ для работы с офисными информационными ресурсами отовсюду внутри дома, квартиры или из «околоквартирного» пространства.
Однако, создавая такой домашний офис, необходимо помнить, насколько сложно может быть преодоление психологических барьеров домашней работы. То есть, чувств неуверенности, недостатка общения с коллегами, оторванности от самого рабочего процесса, опасения за карьерный рост и подобного. Решить данную проблему смогут виртуальные или же традиционные способы по организации труда.
То есть, возможно использование виртуальных конференций или еженедельных отчетов по электронной почте или факсу или периодические собрания и живое общение. Во многих офисах подобных компаний руководителем периодически рассылаются видеопослания, которые адресованы всем сотрудникам.
Они содержат информацию о ситуации внутри компании, на рынке, а также о стоящих перед ними задачах. Не меньше распространена система менторинга, или же опекунства, при которой сотрудник со стажем (но неиерархический руководитель) будет опекать молодого коллегу и помогать ему преодолеть первый, самый тяжелый период интеграции.
Новые инструменты коммуникаций будут залогом поддержания управляемости и сохранения для географически распределенных компаний. Они нейтрализуют расстояние, которое может нейтрализовать влияние любой команды.
Как показывает опыт подобных организаций, перед персоналом ставятся четкие во времени задачи или их сотрудники ориентируются на выполнение конкретного задания, исполнение которого легко контролируется.
Потребностей в ограничении нет — люди самостоятельно смогут найти лучший метод для организации своего времени и труда. В то же время, когда основным критерием для оценки будет пребывание на рабочем месте, ограничения, наверное, могут быть резонными.
К формированию домашнего офиса необходимо подготовить кадровую службу организации (она обеспечит соответствующие инструменты для оценки, а также управления работой всех сотрудников) и дирекция по информационным технологиям (для внедрения технологических инструментов домашней работы).
Естественно, принципиальное решение для организации, касающееся приемлемости данного вида работы будет за генеральной дирекцией. Риском может стать проигрыш в производительности, уходе сотрудников или необоснованности расходов на офисные помещения.
Кроме электронной почты современные корпорации внедряют инструменты электронной коммуникаций, являющиеся ее существенными дополнениями, которые лишены ряда ее недостатков. Они дают возможность держать руку на пульсе руководству компании и сохранять на расстоянии управляемость. Среди таких элементов можно выделить:
— унифицированная голосовая почта (которая будет оперативнее для руководителя и проще в использовании), стирающая границы между электронной и голосовой почтой и предоставляющая возможность переадресовывать сообщения;
— мгновенная почта или чат (мгновенная реакция, практически равноценна телефонному разговору);
— автоматизация для согласования места и времени назначенной встречи;
— телеконференции;
— обмен материалами и программами через Интранет или Интернет;
— видеоконференции;
— виртуальный класс;
— видео на заказ, короткие презентации, оснащённые видеорядом, и хранящиеся на внутреннем сайте предприятия, а также доступные пользователю;
— рассылка видеосообщений на любой компьютер сотрудника и внутреннее вещание;
— IP-телевидение, использующее для передачи звука или изображения в компьютерную сеть стандарты Интернета и поступающее на дисплей компьютера индивидуального сотрудника.
Практические последствия в современной организации.
Изначально современный офис не нужно проектировать в качестве лабиринта из кабинетов и коридоров. По последним архитектурным решениям кабинеты составляют менее 10% от площади, а вот кафе, комнаты для собраний и места для встреч — большее 50%. Остальное – это открытые площадки с незакрепленными на них рабочими местами,
которые также могут быть легко заранее зарезервированы через Интранет. «Анонимный» IP-телефон, который установлен на рабочем месте будет выполнять звонок с номером сотрудника в указанное им в время в своей виртуальной резервации (место также можно заказать заранее через Интранет), или когда он сам в начале дня введет свои координаты в него.
